Prepararse para grandes reuniones virtuales requiere mucho trabajo, lo que garantiza que tenga una agenda efectiva, los asistentes, las herramientas y los roles correctos. Pero eso es solo el comienzo. Las organizaciones eficaces también dan prioridad a lo que sucede después de las reuniones para garantizar que el tiempo que pasan juntos sea productivo y conduzca a mejores resultados. Aquí hay cuatro acciones que puede tomar después de su reunión para mejorar el trabajo híbrido.
Toma mejores notas
Hay cuatro beneficios para las notas de reunión:
- Actualice a las personas que no pudieron asistir.
- Para referenciar responsabilidades, logros y comentarios.
- Guarde los elementos de acción.
- Para realizar un seguimiento de la asistencia. Este registro público de asistencia puede identificar tendencias en la participación y fomentar la rendición de cuentas.
Crea un ritmo para distribuir notas y elementos de acción.
No todos pueden asistir a todas las reuniones, particularmente en el trabajo asincrónico o híbrido, por lo que es útil tener un ritmo para distribuir las notas y pedirles a los receptores que las revisen y respondan.
Tenga en cuenta dónde almacena estas notas. ¿Está claro quién los escribió y quién tiene acceso? ¿Explican claramente lo que debe suceder a continuación y por quién?
Para aumentar el compromiso, considere la audiencia, el canal y los elementos de acción y optimice el formato de sus notas en consecuencia. Un documento de notas compartidas podría ser un mejor lugar para notas más detalladas, mientras que la sección “Descripción” de una reunión periódica podría ser un mejor lugar para la brevedad.
Decidir qué necesita cambiar
¿Los asistentes te hicieron pensar de manera diferente sobre quién debería ser invitado o no?
¿Había desaparecido alguien importante? ¿Cómo puede asegurarse de que asistan? ¿Deberían designar a otro miembro del equipo para que asista?
¿Estaba el grupo inclinado a desviarse del camino? Es posible que necesite un líder de reunión diferente para que las cosas sigan avanzando.
¿Tenía las herramientas para intercambiar ideas o recopilar información de manera efectiva? ¿Qué más se necesita?
¿Funcionó bien su situación híbrida/virtual/en persona? El trabajo híbrido brinda la oportunidad de seleccionar estratégicamente qué reuniones funcionan mejor virtualmente y cuáles deben ser en persona.
¿Necesitabas realmente un video? A veces, las llamadas funcionan mejor solo con voz y, a veces, es necesario ver las caras de las personas, pero los equipos no deberían usar video de manera predeterminada solo porque parece más íntimo.
Ayudar a otros a ser dueños de la reunión
Solicitar comentarios y ser transparente sobre sus objetivos es otra forma de crear una excelente cultura de reuniones. Preguntar cómo mejorar cada reunión puede hacer que los miembros del equipo se sientan más inspirados, energizados, efectivos y conectados. Recomiendo que esta revisión se realice trimestralmente.
Puede ajustar la frecuencia, la duración y el tiempo en función de sus comentarios. Sea transparente sobre el enfoque que tomó para tomar la decisión y los beneficios del ajuste. Puede demostrar empatía proporcionando un sentido de propiedad sobre un proceso que los afectará directamente.
Si bien la tecnología para el trabajo remoto e híbrido puede evolucionar, los principios para las reuniones efectivas no cambian. Las reuniones nos permiten escuchar los pensamientos y opiniones de nuestros colegas en tiempo real, un aspecto esencial para la toma de decisiones colaborativa de una empresa. Es posible que tengamos que ser más sistémicos en nuestros procesos cuando nos reunamos virtualmente, pero el resultado debería ser el mismo. Los marcos para la comunicación grupal asincrónica pueden ayudarnos a difundir información y tomar decisiones de manera más rápida, más equitativa e idealmente, con mejores resultados, sin importar nuestra ubicación.
Fuente: BPO LATAM