Ahorre tiempo (y dinero) aprendiendo a delegar más tareas diarias
Cuando comencé mi primer negocio de contabilidad, lo hice todo: arreglé llamadas de clientes, preparé informes financieros, devolví mensajes y correos electrónicos de clientes, programé reuniones e incluso me ocupé de las necesidades contables de mi propia empresa.
Si bien era más que capaz de manejar estas tareas diarias, pronto me di cuenta de que me estaba agotando personalmente. Un día típico incluía correr para ver a los clientes, luego correr para llegar a casa a tiempo para cuidar a mis hijos y ayudar a preparar la cena. Y después de acostarlos, trabajé hasta altas horas de la noche. Llegó un momento en que estaba completamente exhausto y supe que necesitaba encontrar una mejor manera de manejarlo todo como emprendedor.
Una de las mejores inversiones que hice fue contratar a un Asistente Virtual (VA) para que me ayudara con las innumerables tareas y trabajos de oficina de mi empresa. Un Asistente Virtual (VA) es un profesional independiente que trabaja de forma remota para ayudarlo con una variedad de necesidades comerciales, como tareas administrativas y asistencia técnica y/o creativa, por nombrar solo algunas.
Cuando comencé a utilizar un VA, hice que respondieran llamadas y tomaran mensajes de los clientes según fuera necesario mientras yo estaba fuera con los clientes. Para cualquier llamada que requiriera mi atención inmediata, hice que me lo comunicaran. Pronto descubrí que con un VA, tenía el tiempo extra y la energía que necesitaba para concentrarme únicamente en hacer lo que mejor hago: apoyar e interactuar con mis clientes y construir mi negocio.
Puede pensar que no puede pagar un VA si tiene una empresa nueva, o que no necesita uno si su empresa ya está establecida, pero los VA pueden cambiar las reglas del juego para casi cualquier negocio. Después de todo, hay algo de verdad en el dicho, “el tiempo es dinero”. Si pasa más tiempo apoyando su negocio en lugar de construirlo, no está maximizando sus esfuerzos.
Los VA pueden ayudar con casi cualquier tipo de trabajo esencial, pero que requiere mucho tiempo. Por ejemplo, gestión de bases de datos, informes comerciales, investigación en Internet, correspondencia personal, envío de obsequios, planificación de reuniones, mantenimiento de correo electrónico, edición, mantenimiento de redes sociales, boletines, operaciones bancarias y organización de viajes.
Los VA también pueden beneficiar a su negocio en otras áreas. Aquí hay cuatro ejemplos:
- Aprende a delegar.
A menudo es difícil para los dueños de negocios admitir que no pueden hacerlo todo y renunciar a cualquier tipo de control. Sin embargo, los empresarios exitosos conocen el poder de la delegación.
Recuerde, no está ayudando a la salud de su negocio a corto y largo plazo si está atascado con tareas que otros podrían hacer fácilmente. Contratar a un VA puede enseñarle cómo dejarse llevar y depositar una mayor confianza en su equipo para que pueda concentrarse en las oportunidades más importantes.
- Reducir los costos de mano de obra.
Los VA ahorran en costos laborales ya que no tiene que pagar beneficios ni gastos de oficina como Internet, teléfono y alquiler. También puedes contratarlos por una determinada cantidad de horas que se ajusten a tu presupuesto y agregar más o menos tiempo según las necesidades de tu empresa cada mes.
- Apoyar las necesidades repentinas.
A medida que crece su negocio, es posible que se enfrente a proyectos a corto plazo que requieren atención especializada o plazos de entrega rápidos. Los VA pueden satisfacer estas necesidades, como lanzar una campaña de marketing digital, actualizar nuevos sistemas operativos, realizar estudios de mercado o administrar el inventario.
- Mejorar la organización.
A menudo es difícil identificar áreas donde puede haber repeticiones o brechas notorias en las operaciones diarias. Dependiendo de sus áreas de experiencia individuales, un VA puede ayudar a identificar ineficiencias y simplificar los procedimientos que pueden ayudar a que todo funcione sin problemas y aumente la productividad.
Si bien probablemente tenga las habilidades para realizar todas o la mayoría de sus tareas administrativas y especializadas, debe hacer un inventario de su día y decidir cuál es el mejor uso de su tiempo. Cuando estamos estresados o no tenemos la energía óptima, nuestras habilidades ejecutivas y de pensamiento crítico sufren. Es más importante trabajar de manera más inteligente y dedicar su jornada laboral a las áreas de su negocio que requieren toda su atención y energía. Independientemente del tamaño de su empresa, invertir en un VA puede ser una pequeña cantidad a pagar para ayudar a mantener un equilibrio más sólido entre el trabajo y la vida que lo beneficie tanto a usted, a su empresa y a quienes forman parte de su vida personal.
Fuente: Inc.com