¿Qué se necesita para ser un Asistente Virtual?

¿Qué se necesita para ser un Asistente Virtual?

Ser asistente virtual es una gran opción profesional que ofrece flexibilidad, variedad y equilibrio entre la vida laboral y la personal. En este artículo, analizamos qué son los asistentes virtuales y cómo puedes convertirte en uno.

¿Cómo ser un asistente virtual?

Los asistentes virtuales prestan servicios administrativos y técnicos vitales a distancia a los empresarios. La asistencia virtual es un campo profesional en rápido crecimiento debido a los beneficios que ofrece tanto a los empleados como a las personas que los emplean. Los empresarios pueden ahorrar tiempo y dinero subcontratando tareas a asistentes virtuales en lugar de contratar a empleados a tiempo completo o realizar el trabajo ellos mismos. Además, los asistentes virtuales disfrutan de la flexibilidad y la independencia del trabajo autónomo a distancia, que a menudo ofrece oportunidades a los empleados principiantes.

¿Qué hace un asistente virtual?

La gama de tareas que puede realizar un asistente virtual es diversa y depende de las necesidades del cliente y del conjunto de habilidades del asistente. Algunas de las tareas más comunes que puede aceptar un asistente virtual son

  • Contestar, supervisar y organizar los correos electrónicos
  • Contestar, dirigir y realizar llamadas telefónicas
  • Transcribir documentos
  • Proporcionar asistencia al cliente, como responder a preguntas y procesar pedidos
  • Preparar informes, cartas y extractos
  • Organizar archivos y documentos
  • Concertar citas
  • Gestionar hojas de cálculo
  • Buscar contenidos y/o palabras clave
  • Introducir datos
  • Coordinar horarios y calendarios
  • Editar y corregir documentos
  • Hacer arreglos de viaje
  • Pedir suministros
  • Generar oportunidades de venta
  • Llevar la contabilidad, facturar y realizar actividades contables
  • Examinar clientes y proyectos potenciales
  • Llegar a la comunidad
  • Marketing por correo electrónico
  • Gestionar la presencia en línea, como el diseño y el mantenimiento del sitio web, las redes sociales y los perfiles profesionales
  • Crear y mantener registros

6 pasos para convertirse en asistente virtual

Si estás interesado en empezar una carrera o tener un trabajo secundario como asistente virtual, prueba estos pasos para empezar:

1. Identifica tus habilidades

El primer paso para convertirse en asistente virtual es determinar cuáles son sus puntos fuertes. Un currículum que destaque tus habilidades administrativas mostrará a los empleadores que estás cualificado para hacer el trabajo, incluso si tienes una experiencia mínima. Las habilidades más comunes que necesita un asistente virtual son las siguientes

Conocimientos de informática: Los asistentes virtuales utilizan una amplia gama de programas informáticos para realizar sus tareas. Deben estar familiarizados con el uso de Internet, la gestión de las bandejas de entrada del correo electrónico y el uso de la comunicación basada en la nube, como el intercambio de archivos, los gestores de contraseñas y las teleconferencias. También es importante el dominio de la creación de documentos, archivos y hojas de cálculo.

Comunicación: Son necesarias excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para que los asistentes virtuales se pongan en contacto con los clientes, reciban encargos de estos y realicen numerosas tareas, como la atención al cliente y la creación de registros.

Habilidades de redacción: Es importante entregar un trabajo escrito libre de errores tipográficos y gramaticales, por lo que los asistentes virtuales deben tener fuertes habilidades editoriales. También deben sentirse cómodos investigando y mecanografiando documentos.

Organización y gestión del tiempo: Además de ayudar a los clientes a gestionar su tiempo supervisando calendarios, horarios y citas y realizando tareas de organización para los clientes, los asistentes virtuales deben ser expertos en la organización de sus propias tareas y en la gestión de su propio tiempo. Como asistente virtual, es posible que acepte trabajos de varios clientes a la vez y tenga que realizarlos todos con eficacia y a tiempo.

2. Decida qué servicios ofrecerá y su estructura de precios

Puede dirigirse mejor a los clientes potenciales y conseguir trabajos si sabe de antemano qué tareas puede y está dispuesta a realizar. Además de identificar tus servicios, también debes determinar tus tarifas. Algunos asistentes virtuales cobran tarifas por hora, por día o por semana, mientras que otros cobran por tarea realizada.

3. Conseguir el equipo necesario

Determinar los servicios que va a ofrecer también le ayudará a determinar el tipo de equipo que necesitará para realizar esos servicios. Algunos asistentes virtuales pueden utilizar sólo su ordenador portátil y su teléfono móvil, pero dependiendo del tipo de trabajo y del número de tareas que acepte, puede necesitar ordenadores, monitores o teléfonos adicionales. Los equipos más comunes que puede necesitar un asistente virtual son auriculares, teléfonos fijos dedicados y una máquina para imprimir, copiar y escanear. Todos los asistentes virtuales necesitan una conexión a Internet fiable.

4. Buscar trabajo

Comienza tu carrera como asistente virtual consiguiendo clientes. Es posible que tengas que empezar aceptando trabajos pequeños y peor pagados hasta que adquieras experiencia y críticas positivas. También puedes recurrir a tu red profesional para buscar ofertas de trabajo o buscar listados de trabajo en línea.5. Construye un portafolio

A medida que adquiera experiencia como asistente virtual, pida a sus clientes que le den su opinión y cree una cartera de opiniones de clientes y ejemplos de su trabajo. La creación de este portafolio probablemente le ayudará a conseguir más clientes y trabajos mejor pagados al mostrar sus habilidades.

5. Promoción de la empresa

El éxito como asistente virtual depende de tu capacidad para vender tus servicios. Utiliza las redes sociales y los perfiles profesionales para hacerte visible en Internet. Puedes crear tu propio sitio web para mostrar tu cartera y tus habilidades a los clientes potenciales. A medida que sigas consiguiendo trabajos, céntrate en crear relaciones y redes de contactos.

6. Considere la posibilidad de especializarse

Los asistentes virtuales pueden aumentar su salario y la retención de clientes centrándose en un nicho de mercado. Considere la posibilidad de desarrollar una habilidad específica y promocionarse como experto en esa área. Las posibles áreas de especialización incluyen el marketing por correo electrónico, la atención al cliente, la gestión de las redes sociales y el diseño de sitios web.